Нові вимоги до косметичної продукції: як правильно підготувати PIF (Product Information File)

PIF для косметики: які документи необхідні, щоб безперешкодно продавати продукцію після 3 серпня 2026 року

До 3 серпня 2026 року всі учасники українського косметичного ринку повинні працювати відповідно до нового Технічного регламенту. Якщо раніше підтвердженням відповідності продукції часто слугував висновок СЕС, то тепер одним із головних документів стає PIF (Product Information File) — інформаційне досьє косметичного продукту.

Для виробників, власників торгових марок, контрактних виробництв, косметологів та імпортерів це означає одне: без належним чином оформленого PIF косметичний продукт не можна вважати повністю підготовленим до законного введення на ринок.

У цій статті розглянемо, що являє собою PIF, які документи входять до його складу та як правильно підготуватися до нових вимог уже сьогодні.

Що таке PIF і чому він важливий?

Product Information File (PIF) — це комплексне технічне досьє косметичного засобу, яке підтверджує його безпечність, відповідність вимогам законодавства та готовність до реалізації.

Варто розуміти, що PIF — це не окремий сертифікат чи одна довідка. Це повний пакет документів, який містить інформацію про рецептуру, оцінку безпечності, виробничі процеси, упаковку, маркування, а також підтвердження заявлених властивостей продукції.

Саме тому вимоги щодо PIF поширюються не лише на великі виробничі підприємства, а й на всіх, хто випускає косметику під власним брендом.

Хто повинен забезпечити наявність PIF?

Відповідальність за підготовку та наявність технічного досьє покладається на:

• виробника, якщо продукція виготовляється власними силами;

• власника бренду, який замовляє контрактне виробництво;

• косметолога або б'юті-майстра, що продає продукцію під власною торговою маркою;

• імпортера, який вводить на український ринок косметику іноземного виробництва.

Поширеним є переконання, що вся документація автоматично належить контрактному виробнику. Насправді це не завжди так. Якщо продукція реалізується під вашим брендом, саме ви повинні подбати про наявність повного комплекту документів.

Основні складові PIF

1. Ідентифікація косметичного продукту

У досьє повинно бути чітко визначено, про який саме продукт ідеться.

Необхідно перевірити відповідність:

• назви продукту на упаковці;

• назви в документації;

• артикулу або SKU;

• об'єму;

• версії продукту.

Важливо пам'ятати: одне PIF оформлюється лише на один конкретний продукт.

Якщо відрізняється склад, аромат, активні компоненти або навіть упаковка, потрібно створювати окреме досьє.

2. Звіт про безпечність (CPSR)

Найважливішою частиною PIF є Cosmetic Product Safety Report (CPSR) — звіт про безпечність косметичного засобу.

Саме цей документ підтверджує, що продукція є безпечною для кінцевого споживача.

Під час підготовки звіту оцінюються:

• рецептура;

• безпечність інгредієнтів;

• мікробіологічні показники;

• стабільність продукту;

• умови використання;

• потенційні ризики для споживача.

Оцінку повинен проводити спеціаліст із відповідною освітою та кваліфікацією ще до виходу продукції на ринок.

Чому упаковка також має значення?

Під час оцінки безпечності аналізується не лише склад косметики, а й тара, у якій вона контактує зі споживачем.

Саме тому технічна документація на упаковку є невід'ємною складовою підготовки PIF.

При виборі тари рекомендується запитувати у постачальника:

• TDS (технічну специфікацію);

• інформацію про матеріал виготовлення;

• дані щодо сумісності упаковки з косметичним продуктом.

Без цих документів експерт не зможе повністю оцінити безпечність готового засобу.

3. Виробництво та відповідність GMP

Наступний важливий блок — підтвердження виробництва відповідно до принципів Good Manufacturing Practice (GMP) згідно зі стандартом ISO 22716.

У документації повинна бути інформація про:

• місце виробництва;

• умови виготовлення;

• контроль сировини;

• процес фасування;

• правила зберігання;

• відповідальних осіб.

Якщо виробництво власне — необхідно впровадити та документально підтвердити виконання вимог GMP.

Якщо продукцію виготовляє контрактний виробник — потрібно отримати від нього підтвердження відповідності GMP.

Для косметологів і невеликих брендів

Якщо ви самостійно змінюєте фасування, наносите власне маркування або продаєте косметику під своєю торговою маркою, ви вже стаєте відповідальною особою за продукцію.

Разом із цим на вас покладається відповідальність за:

• безпечність;

• простежуваність;

• відповідність GMP;

• ведення необхідної документації.

Чого не варто робити?

Не рекомендується:

• продавати продукцію, виготовлену в умовах, які не відповідають вимогам GMP;

• використовувати упаковку без підтверджуючих технічних документів;

• змінювати етикетки без оформлення повного комплекту документації на оновлений продукт.

4. Підтвердження заявленої ефективності

Будь-які маркетингові твердження про властивості косметики повинні мати документальне підтвердження.

Якщо на упаковці зазначено, що продукт:

• інтенсивно зволожує;

• відновлює;

• матує;

• заспокоює;

• допомагає доглядати за проблемною шкірою,

ці заяви необхідно підтвердити результатами досліджень або науковими матеріалами.

Не варто використовувати рекламні обіцянки, які неможливо підтвердити лабораторними випробуваннями.

5. Інформація щодо тестування на тваринах

Сучасні вимоги передбачають повну заборону тестування косметики на тваринах.

Для формування PIF необхідно отримати від постачальників декларації, які підтверджують, що ні сировина, ні готова продукція не проходили такі випробування.

Чому правильний вибір упаковки спрощує підготовку PIF?

Досить часто виробники обирають косметичну тару лише за зовнішнім виглядом або ціною.

Проте згодом виявляється, що постачальник не може надати технічну документацію, необхідну для оформлення PIF.

Для повноцінного досьє потрібно знати:

• матеріал виготовлення упаковки;

• її сумісність із конкретною формулою;

• наявність технічних специфікацій;

• вплив упаковки на стабільність продукту.

Особливо це актуально для:

• кислотної косметики;

• SPF-засобів;

• продуктів з ефірними оліями;

• активних сироваток;

• нестабільних формул.

Порада від AmetistGlass: ми забезпечуємо наших клієнтів необхідною технічною документацією на косметичну упаковку, щоб експерт із безпечності міг використати ці матеріали під час формування PIF.

З чого почати підготовку вже сьогодні?

Щоб без проблем перейти на нові вимоги, рекомендуємо діяти поетапно.

1. Проведіть аудит асортименту.
Складіть перелік продукції, яку плануєте продавати після 3 серпня 2026 року.

2. Зберіть наявну документацію.
Підготуйте всі матеріали щодо рецептур, упаковки, маркування, виробництва та сировини.

3. Отримайте документи від постачальників.

Для формування PIF зазвичай потрібні:

• COA (сертифікат аналізу);

• TDS (технічна специфікація);

• SDS або MSDS (паспорт безпеки);

• IFRA-декларація та інформація про алергени для ароматичних композицій.

4. Перевірте упаковку.
Переконайтеся, що обрана тара має необхідні технічні характеристики та підходить саме для вашої продукції.

5. Перегляньте етикетки.
Усі заявлені властивості повинні бути підтверджені відповідними доказами.

6. Оцініть свої ризики.
Особливо це важливо для косметологів і невеликих брендів, які працюють під власною торговою маркою.

7. Зверніться до профільного експерта.
Чим раніше розпочнеться підготовка PIF, тим менше ризиків зіткнутися із затримками запуску продукції або призупиненням продажів.

PIF потрібно регулярно оновлювати

Ще одна поширена помилка — вважати, що досьє оформлюється лише один раз.

Насправді PIF необхідно актуалізувати кожного разу, коли змінюються:

• рецептура;

• аромат;

• активні компоненти;

• постачальники сировини;

• упаковка;

• маркування;

• заявлені властивості продукції.

Крім того, технічне досьє повинно зберігатися протягом 10 років після введення в обіг останньої партії косметичного продукту, а інформація в ньому має своєчасно оновлюватися.

Висновок

Підготовка Product Information File (PIF) — це не просто виконання вимог законодавства, а важливий крок до стабільної та безпечної роботи косметичного бізнесу.

Не відкладайте підготовку до серпня 2026 року. Уже сьогодні починайте формувати технічну документацію, перевіряйте відповідність упаковки та співпрацюйте лише з надійними постачальниками.

Потрібні технічні характеристики упаковки для підготовки PIF?

Звертайтеся до фахівців AmetistGlass. Ми допоможемо підібрати косметичну тару та надамо повний пакет технічної документації, необхідний для формування якісного досьє продукту.